Info Un Assistant Administratif (F/H): Service RH
Info de la mairie de Ville de Saint-Malo : La Ville recrute pour sa Direction de la Communication et des Relations Internationales Un Assistant Administratif (F/H)
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Texte de l’artticle: «
Un Assistant Administratif (F/H)
URGENT- CDD de 2 mois
MISSION
Sous l’autorité du Responsable Pôle Protocole et Relations publiques, l’assistant administratif participe à l’organisation pratique du service et de l’équipe. Il gère l’organisation de manifestations, d’évènements et de cérémonies patriotiques. Il assure l’accueil des usagers.
ACTIVITES
1. Accueil physique et téléphonique des usagers
o Assurer l’accueil des usagers du service
o Gérer les appels téléphoniques
o Assurer le secrétariat du service protocole
2. Organisation et communication autour d’évènements
o Elaborer des cartons d’invitation, gérer les envois et retour d’invitations
o Mettre à jour et gérer des fichiers invitations
o Suivre des dossiers à caractère évènementiel
o Lister les réceptions à venir
3. Organisation pratique du service
o Gérer le logiciel GMA
o Participer aux actions du Service Protocole
o Comptabilité du service protocole
FORMATION
o Niveau BAC
o Formation Secrétariat, accueil et gestion/organisation de réceptions, formation protocolaire et logiciel comptabilité souhaitées
o Expérience sur poste similaire souhaitée
SAVOIR-FAIRE
géographique des Directions et des services
de la MairieMaitrise des outils de bureautique et
connaissance de la micro-informatiqueMaitrise des techniques de filtrage et
transmission d’appelsConnaissance sur la préparation et
l’organisation de manifestationsConnaissance des règles protocolairesConnaissance en comptabilité (bon de
commande, mandat …)
SAVOIR-ÊTRE
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Initiative et sens de l’organisation
Disponibilité
Créativité pour les invitations
Qualités relationnelles et maitrise de soi lors
de public difficile
Qualités rédactionnelles
Discrétion
PERSONNE À CONTACTER POUR OBTENIR DES COMPLÉMENTS D’INFORMATION
Madame Adriane LORIN
Service Emploi Non Permanent – Direction des Richesses Humaines
CANDIDATURES (CV + lettre de motivation) À ADRESSER SOIT :
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